Elektronikus hitelesítés és költségcsökkentés egy mozdulattal

• BX eDoc+ névvel új szoftvermodult bocsát piacra a NetLock és a VariaTech Consulting
• Az SAP Business One integrált vállalatirányítási rendszerre telepíthető bővítmény új fejezetet nyit az elektronikus számlázás történetében
• Használatával a vállalkozások másodpercek alatt létrehozhatják, hitelesíthetik és elküldhetik elektronikus számláikat

A NetLock Kft., a magyarországi hiteles elektronikus ügyintézés vezető vállalata és a VariaTech Consulting Kft., az SAP ISV partnere Magyarországon egyedülálló szoftvermodult fejlesztett az SAP Business One-t használó vállalkozások számára. A BX eDoc+ szoftvermodul lehetőséget biztosít a felhasználóknak, hogy a jogszabálynak megfelelő módon elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott számlát bocsássanak ki és azokat hiteles elektronikus bizonylat formájában őrizzék meg. Az alkalmazás segítségével csökken a munka-, a papír-, a nyomtatási-, tárolási- és posta költség, illetve a postai kézbesítéssel járó időveszteség. A két vállalat fejlesztése precedens értékű, mivel a korábbi elektronikus számlázási megoldásokkal ellentétben a hitelesítést végző bővítmény teljesen beépül az SAP Business One integrált vállalatirányítási rendszerbe.

A hiteles elektronikus számlázás és bizonylatmegőrzés jogi háttere
Ma már kijelenthető, hogy Magyarországon minden jogi feltétel adott az elektronikus számlázás széleskörű elterjedéséhez, tehát a vontakozó szabályozások szempontjából felzárkóztunk az informatikailag fejlettebb társadalmakhoz. A hazai elektronikus ügyintézés elterjedésének első igazán meghatározó lépése az elektronikus számlázás lehetőségének megteremtése volt, amelyet a pénzügyminiszter 2004. 05. 01-én hatályba lépett 20/2004.(IV.21.) PM rendelete tett lehetővé. Jelenleg a 2008. január 1-től hatályos, többször módosított Áfa törvény határozza meg az elektronikus számlák kibocsátásának és tárolásának részletszabályait. Az Áfa törvény szerint az elektronikus számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kiadott időbélyegzővel kell ellátni.
Az Áfa törvény vonatkozó szabályai szerint az elektronikus formában kiállított bizonylatot elektronikus formában kell megőrizni, megbízva a feladattal egy, a Nemzeti Hírközlési Hatóság által nyilvántartásba vett archiválási szolgáltatót, illetve az elektronikus számla kibocsátója önmaga is eleget tehet a megőrzési kötelezettségnek, megfelelő archiválási rendszer kiépítésével. A 24/1995. (XI.22.) PM rendelet ugyanis lehetőséget biztosít arra, hogy a számítástechnikai eszköz útján előállított és papírra nyomtatott számla kibocsátónál maradó példánya elektronikus formában is megőrizhető legyen, oly módon, hogy a számlaképet legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel látják el.

Technológia az ember szolgálatában
Az új évezred beköszöntével a fejlett társadalmakban exponenciálisan felgyorsult az elektronikus ügyintézés terjedése. A papíralapú ügyintézés elektronikussá alakulását a technológiai által biztosított háttéren túl ma már a modern jog is támogatja. Könnyebb kezelhetősége miatt pedig az ügyintézők is ezt az utat preferálják, hiszen az elektronikus számlák használatával jóval könnyebbé válik a mindennapi munkájuk. Az elektronikus ügyintézés, bár folyamatosan terjed, néhány terület még fehér foltnak minősül. Ám a BX eDoc+ bevezetésével egy fehér folttal kevesebb van az e-ügyintézés térképén.

A BX eDoc+ tervezésekor a fejlesztők az embert helyezték a középpontba a két vállalat tapasztalatának és know-how-jának szinergiájával felhasználóbarát szoftver született. Segítségével jelentősen csökkenthetők a dolgozók adminisztrációs terhei, ezzel szignifikánsan csökken a hibalehetőségek száma és hatékonyabbá válik a munkavégzés. Használatával nincs többé szükség a számlák papír alapú nyomtatására, postázására és a másolatok tárolására. Integrált vállalatirányítási rendszert használó vállalkozások néhány kattintással képesek előállítani, előkeresni és továbbítani e-számlákat, így jóval gyorsabbá válik az ügyintézés, ami a vevők magasabb szintű kiszolgálását jelenti és a beszállítók, akár vitatott tételek esetén is, könnyebben juthatnak hozzá jogos követeléseikhez.

Fontos szempont, hogy a törvényi előírások szerint 8-10 évig kell megőrizni minden számviteli bizonylatot, ennyi idő alatt pedig olyan jelentős mennyiségű papír képződik, aminek tárolása, áttekintése sok fejtörést okoz a mindennapokban. Az elektronikusan előállított, majd időbélyegzővel ellátott számla a joghatásnak megfelelő módon tárolódik az SBO rendszerben. Szemben a papíralapú megőrzéssel a számla bizonylatának elektronikus archiválása egy biztonságosabb megoldást jelent. Adójogi oldalról a korábban megszokott papíralapú rendszerrel egyenértékű megoldásnak számít és a hiteles elektronikus számla formátumára vonatkozó APEH szabályozásnak teljes mértékben megfelel. Nem utolsó sorban az elektronikus számlázási megoldások bevezetésére számos pályázati lehetőség indult és indul az elkövetkezendő években, emellett pályázatok elbírálásakor az elektronikus számlaküldés további plusz pontokat, előnyöket jelent a pályázónak. Az Új Magyarország Fejlesztési Tervben a támogatott tevékenységek között nevesítve is szerepel az elektronikus számlázás megvalósítása.
A felsoroltak mind meghatározó szempontok egy vállalkozás életében, de globálisan nézve a BX eDoc+ elsősorban környezetbarát. Használatával a cég papírfogyasztása jelentősen csökken, támogatva ezzel a környezettudatos magatartás megvalósítását.

Papír nélküli ügyvitel a megrendeléstől a számlázásig
A BX eDoc+ tervezői hosszú távon gondolkodtak a szoftvermodul fejlesztésekor, hiszen nem titkolt cél a papír alapú ügyintézés teljes megszüntetése. E misszióban fontos mérföldkőnek számít a BX eDoc+. A termék technológiai hátterének felhasználásával már tervben vannak további fejlesztések, amivel az SAP Business One felhasználók még több területen tudják használni az elektronikus aláírást. A tervezett fejlesztési területek a teljesség igénye nélkül: szerződések hitelesítése és befogadása, megrendelések, visszaigazolások hitelesített kezelése, levelezések hitelesítése.

„Személy szerint küldetésemnek érzem az elektronikus ügyintézés elősegítését Magyarországon és tapasztalatom szerint ezt a kollégáim is így érzik. Munkatársaimmal nap, mint nap ezért a célért dolgozunk, elhivatottságunk ott van a BX eDoc+ minden apró részletében. Természetesen örömmel tölt el, amikor látom a kézzelfogható eredményét az elvégzett temérdek munkának és bizonyos vagyok benne, ezt az örömöt a termék felhasználói is érezni fogják, mert mindennapi munkájuk válik általa egyszerűbbé, hatékonyabbá” – fogalmazott Espán Zsolt, a NetLock Kft. senior projektvezetője. „A BX eDoc+ fejlesztése nem csupán a NetLock érdeme: kiváló partnert ismertünk meg a VariaTech-ben. Tapasztalatuk és szakértelmük tette olyanná a BX eDoc+-t, amilyennek mi megálmodtuk” – tette hozzá Espán Zsolt.

„Mindenképpen olyan megoldást szerettünk volna létrehozni, amellyel az SAP Business One felhasználók számára is elérhetővé válik a papírmentes ügyvitel lehetősége. A BX eDoc+ termék fejlesztése során kiváló partneri együttműködés alakult ki a NetLock Kft., és cégünk fejlesztői között. Meggyőződésünk, hogy a KKV szektor is „beérik” a vállalatirányítási rendszerek használatára, bízunk benne, hogy a BX eDoc+ termék bevezetésével hozzájárulunk ehhez a fejlődési folyamathoz. Megoldásainkkal javul a gazdaságosságuk, megérzik az eddig beszerzett informatikai eszközeik, rendszereik hasznosságát, képesek lesznek kihasználni az informatikában rejlő lehetőségeket” – mondta el Tóth Gábor, a VariaTech Consulting ügyvezető igazgatója.